Fakturor och e-handel

Från den 1 april 2019 ska alla leverantörer till Söderhamns kommun skicka e-faktura.
En ny lag innebär att alla inköp som görs av Söderhamns kommun, oavsett värde, ska faktureras med e-faktura. Ett pdf-dokument är inte ett godkänt format.

Lagen om e-faktura - vad innebär den?

I juni 2018 beslutade Riksdagen att anta lagen om e-faktura till följd av offentlig upphandling, SFS 2018:1277. Lagen innebär att alla inköp, oavsett värde, som görs till följd av upphandlingslagarna faktureras med e-faktura. Alla inköp som görs av Söderhamns kommun ska därför faktureras med en e-faktura.

Filmer och mer information

Myndigheten för digital förvaltning har bl a tagit fram en informationsfilm om vad det nya lagkravet innebär. På myndighetens webbplats finns fler filmer och ytterligare information om efaktura.

Vad är en e-faktura?

En e-faktura är en faktura som kan hanteras i elektroniska system. E-fakturan ska vara i ett godkänt format enligt europeisk standard. Pdf-fakturor och inskannade pappersfakturor räknas inte som e-fakturor.

I vissa fall kan det innebära att ni behöver ändra er befintliga uppsättning för e-faktura för att följa den nya lagstiftningen och säkerställa en god kvalitet på e-fakturorna.

Frågor

Om du har frågor kontakta din befintliga systemleverantör av ditt system du fakturerar då de flesta bokföringssystem har funktion för att kunna skicka efakturor.

Du kan behöva ha få support från systemleverantören med faktureringsfunktionen att sätta upp systemet för efakturering.

De uppgifter som kan behövas för att sända efaktura till Söderhamns kommun är:

  • Faktura-GLN: 7350063490007
  • PEPPOL-id: 0007:2120002353
  • VAN: Visma/Proceedo
  • Vi har organisationsnummer: 212000-2353
  • E-post för godkännande av efakturering: ecentralen@soderhamn.se

Alla fakturor till Söderhamns kommuns ska skickas elektroniskt. Elektroniska fakturor ska skickas från avtalsstart.

Elektroniska fakturor med bilagor ska skickas i PEPPOL-format eller Svefakturaformat. Hänvisning till bilagor som enligt lag räknas till räkenskapsinformation men inte bifogas fakturan elektroniskt är ej tillåtet. Bilagor ska skickas i pdf-format.

Innehållskrav

Alla fakturor ska:

  • följa lagkrav, regler och rekommendationer för fakturor och verifikationer
  • innehålla obligatorisk information enligt vald fakturastandard
  • innehålla av Söderhamns kommuns kravställda information.

En faktura måste minst innehålla

  • ramavtalets avtalsnummer
  • leverantörens organisationsnummer
  • leverantörens referenser
  • information om eventuell f-skatt
  • bankgiro/plusgiro/bankkonto
  • ordernummer från elektronisk order
  • köparens organisationsnummer
  • köparens referens
  • leveransadress (endast vid Varor)
  • abonnemangsnummer (endast vid abonnemang)
  • produktbenämning
  • artikelnummer/Tjänstetyp-id
  • pris per enhet
  • antal
  • art och omfattning av utförd tjänst (endast vid Tjänst)
  • tidsperiod för utförd tjänst (endast vid Tjänst).

Söderhamns kommun kan ta emot och rekommenderar fakturor via nätverket PEPPOL. Stäm av med er leverantör av ekonomisystem eller faktureringssystem om de kan sända via PEPPOL-nätverket.

De format som vi kan ta emot i PEPPOL-nätverket är PEPPOL BIS Billing 3 alternativt Svefaktura 1.0.

Söderhamns kommun tar emot e-fakturor via vår VAN-operatör, Visma Proceedo. Använder ni ett system för att skapa fakturor ta kontakt med den leverantören och meddela att Söderhamns kommun använder Visma Proceedo som VAN-tjänst

Om ni inte har ett affärssystem/ekonomisystem finns det möjlighet att registrera en faktura manuellt i vår fakturaportal. För att få möjlighet att registrera en faktura ta kontakt med Inköp Gävleborg.

Om ni har ett affärssystem/ekonomisystem finns det ofta möjlighet att skapa e-faktura via befintliga affärssystemen/ekonomisystem. Hör med din systemleverantör. Faktureringstjänster kan också köpas via vissa företag för att åstadkomma samma sak, liksom installation av så kallad virtuell fakturaskrivare. Ta kontakt med din ekonomisystemsleverantör för att hitta rätt lösning för dig.

Leverantörsfakturaportalen

Leverantörsfakturaportalen som en möjlig väg för de allra minsta leverantörerna som skickar få fakturor att skicka e-fakturor till Söderhamns kommun. För att få möjlighet att registrera en faktura ta kontakt med Inköp Gävleborg, info@inkopgavleborg.se.

Skriv ut
Senast uppdaterad: 13 maj 2019
Näringsliv och arbete

Kontakt Söderhamn kommun

Kundtjänst och telefonväxel
Telefon: 0270-750 00
E-post: kundtjanst@soderhamn.se

Postadress:
Söderhamns kommun
826 80 Söderhamn